こんにちは、管理人のエディコです
はあ～、進路希望調書ってどう書けばいいんだろ…
人事異動希望調書ですよね
そうとも言うね、最近では
そうとしか言わんでしょ
今回は、毎年「どう書けばよいのか」と悩む人も多い人事異動希望調書の「最適解」について、考察してみたいと思います。
本稿は、私が現役の地方公務員として約20年働いてきた経験をもとにした私見であり、あくまで一つの考え方としてご覧ください。
✔地方公務員としてキャリアアップしたい
✔人事異動希望調書ってどう書けばいいのかわからない
Contents
人事異動希望調書とは？
市役所をはじめとする自治体では、定期的に人事異動が行われます。
業務が多岐にわたる自治体においては、職員一人ひとりの経験年数や適性、技能に加え、自治体が直面する課題を時代に即して解決していくため、大規模かつ計画的な人事異動が実施されます。
人事異動は、人事担当部署や幹部職といった人事権者の判断によって決定されますが、その際の参考資料として、職員個人の意思や適性を把握する目的で「人事異動希望調書」の提出が求められるのが一般的です。
希望どおりに移動できるのか？
人事異動の「希望」調書は、必ずしも希望どおりに反映されるものではなく、叶う場合もあれば、そうでないことも多くあります。
私見では、希望が実現する頻度は、おおよそ5年に一度程度という印象です。
そのため、あくまで参考資料の一つとして、「書かないよりは書いておいた方がよいもの」くらいの位置づけで捉えておく方が、精神的にも無理がないと思います。
人事権者は、個々の事情だけでなく、全体の配置やバランスを見渡しながら判断しているものです。
人事権者の立場では見えている景色が違うことも念頭に置いておきましょう
問われる項目
自治体によって差異があるようですが、人事異動希望調書で問われる項目としては、おおむね以下のとおりです。
| 項目 | 内容 |
| 希望する異動先 | (異動を希望する部署や職種を記載) |
| 異動希望の理由 | (異動を希望する動機や理由を具体的に記述) |
| 現職務での実績・経験 | (現職での業務実績や経験年数などを記載) |
| 異動先での適性・能力 | (異動先または組織内での適正や能力を説明。スキルや経験、保有している資格などを記載する欄があることもある) |
| 異動後の目標・ビジョン | (異動後または組織内での目標やビジョン) |
| 組織への貢献意欲 | (異動先での組織への貢献意欲や期待を示す) |
| 上司や関係者との相談内容 | (現所属も含めた異動希望に関する上司や関係者と相談したいこと。場合によっては面談の場が設けられることもある) |
| その他特記事項 | (異動希望に関連する他の重要な情報や要望を記述) |
人事異動希望調書は、自身の意思を述べる重要な文書であり、組織内の人材配置を検討する上での資料として利用されます。
参考資料程度に考えておくべきとは述べましたが、自身のキャリア形成に直接的な影響を及ぼすこともあります。
そのため、内容は丁寧かつ具体的に記載することが重要です。
書くべきこと・ＮＧ行為
で、結局どう書けばいいんだよ
これから解説しますので、イライラしないでくださいよ
人事異動希望調書には書くコツがあります。
それと、対照的にＮＧ行為、やってはいけないこともあります。
それぞれ掘り下げていきましょう。
書くべきこと
地方公務員のみなさんにとって、働く目的は人それぞれです。
自分の力で自治体をよりよくしたい人もいれば、できるだけ早く出世したい人、収入が得られれば仕事内容にはこだわらない人もいるでしょう。価値観は実にさまざまです。
また、年齢や職種、これまでのキャリアによって、人事異動希望調書に書くべき内容も変わってきます。
つまり、この調書の書き方に「絶対的な正解」はありません。
基本的には、自分が考えていることを、素直に、かつ適切な言葉で表現すればよいと思います。
ただし、それぞれの理想をより実現しやすくするための「コツ」は存在します。
絶対的な正解はないとはいえ、共通して意識すべき点が一つあります。それは、評価者に与える心証を良くすることです。
ポイントは、
ポイント
- 素直に
- 適切な表現で
- 心証を良くする
の３つです。
心証を良く？ゴマをすれと？
ちょっと語弊があります
ポイントをそれぞれ詳しく説明します。
ポイント①：素直に
人事異動希望調書は、基本的に本人と人事権者のみが目にする資料とされています。
奥ゆかしさが美徳とされる日本社会ではありますが、それはあくまで公の場での話だと、私は考えています。
少し回りくどい言い方になりましたが、周囲の目を気にしすぎることなく、自分の思いを素直に表現することが大切です。
思いを打ち明けずに後悔よりも、伝えて後悔です
なんか甘酸っぱいね
ポイント②：適切な表現で
自分の思いを素直に表現することが大切だと述べましたが、何でもかんでもストレートに、率直すぎる表現で書き連ねるのは、社会人として適切とは言えない場合もあります。
人事権者もまた、一人の人間です。
「人口問題や空き家問題を解決したい」「市民の安全を守りたい」といった、社会貢献や職務に直結する内容であればまだしも、「出世したい」「お金がほしい」といった私利私欲をそのまま書かれてしまうと、希望どおりのキャリアに就かせたいとは思いにくくなるでしょう。住民対応の面でも不安を抱かせかねません。
とはいえ、自身の思いをできるだけ伝えた方がよいことは間違いありません。
そのような場合には、以下の例を参考に、表現を言い換えてみることをおすすめします。
| 本音 | 社会人としての適切な表現 |
| お金が欲しい | 家庭を支えるため、経済的安定を求めています。 |
| 経済的不安を解消し、職務に専念したいです。 | |
| 出世したい | キャリアを積んで成長したいです。 |
| 職務や責任を拡大して、キャリアを築きたいです。 | |
| 組織（または自治体）の成長と共に自分自身も成長したいです。 | |
| 出世したくない | 安定したポジションで自己成長を図りたいです。 |
| 管理職よりも、専門職として専念したいです。 | |
| 昇進よりも、職務内容やスキルの向上に焦点を当てたいです。 | |
| あまり働きたくない | 効率的な働き方で、ワークライフバランスを重視したいです。 |
| 働く時間を効率化して、ストレスなく仕事をこなしたいです。 | |
| 住民サービスを低下することなく、生産性を向上させたいです。 |
個々の意向や希望を明確に伝えながらも、社会人としての配慮や適切な姿勢を示し、相手に不快感を与えないことは、案外重要です。
これは人事異動希望調書に限らず、明快さと丁寧さを両立したコミュニケーションが求められる場面の多い公務員にとって、必須のスキルと言えるかもしれません。
僕はこういうのズケズケ言っちゃうので気を付けるよ
いえ、これ一番できてないの、私なんですけどね
ポイント③：心証を良くする
なんといっても一番重要なのはコレです。
繰り返しになりますが、人事権者も感情を持った人間です。
同じ能力の人が二人並んだ時に、より心証が良い方を選んでしまうのは、当然かつ残酷な現実です。
ゴマすりみたいで性に合わないと思う人も多いかもしれませんが、自身の理想を叶えるための試練だと思いましょう
心証を良くするためのポイントをさらに細分化してみます。
明確で簡潔な表現
冗長な表現や曖昧な言い回しを避け、明確かつ具体的な表現を使用しましょう。
基本的なことですが、意外と難しいですよね。
ポジティブな内容
職務に対して前向きであること、つまりはヤル気があることを表現しましょう。
異動したい（したくない）ことで、組織的な視点でどのようなメリットがあるのかを示しましょう。
事実ベース
内容が感情的になった文章は、主観的な視点になりがちです。
客観的事実をもとにした表現になっているかは特に大事です。
共感を得る
自身の主張も客観的に見て共感を得られる表現になっているかも判断しましょう。
また、自治体の政策に言及する際は、共感している点を自分の言葉で表現しましょう。
丁寧な言葉遣い
これも当たり前のことなんですが、礼儀正しい言葉遣いや丁寧な表現を使い、相手に対する尊重と敬意を示しましょう。
可能であればチャットGPTに添削してもらいましょう。（個人情報、機密情報の漏洩に留意する。）
ＮＧ行為
何度も述べてきましたが、人事異動希望調書に「絶対的な正解」はありません。
職場全体の環境や雰囲気、職種、これまでのキャリア、そして自分が築いてきた信頼関係といったバックボーンによって、最適解は幾通りも考えられます。
しかし、共通して避けるべき「NG行為」は存在します。
それを端的に言えば、悪口を書くことです。
悪口はＮＧ
職場や上司、同僚に対する批判は、たとえ事実であったとしても非建設的であり、場合によっては自らの評価や信頼を損ねかねません。
また、自分の能力を際立たせるために、周囲を下げるような表現も含め、慎むべきでしょう。
さらに言えば、自分自身の悪口を書くこともおすすめできません。
謙虚さを示したいあまり、必要以上に自分を厳しく表現してしまう気持ちは理解できますが、意図が正しく伝わらなければ、「能力に自信のない人」と受け取られてしまう可能性があり、かなりリスクの高い行為です。
周囲の助けを得ながら業務を進めているのであれば、その事実を前向きに表現するようにしましょう。
周りから協力を得られているなら、それも一種のスキルですよ
ハラスメントの告発も△
悪口や批判ではなく、事実としてのハラスメントの告発であっても、人事異動希望調書に記載することは避けるべきです。
実際にハラスメントを受けている、あるいは目にしている場合、黙っていてはいけません。
問題を表面化させること自体は、非常に重要です。
ただし、それと人事異動希望調書は別問題です。
ハラスメントの告発は、定められた相談窓口や正式な手続きを通じて対応すべきものであり、人事異動希望調書とは切り離して考えるようにしましょう。
TPPを考えようってことね
TPOな
まとめ
今回は、人事異動希望調書を書く際の「最適解」について述べてきました。
調書に記載した希望どおりに異動できる場合もありますが、必ずしもそうなるとは限りません。人事異動希望調書は、あくまで参考資料の一つであり、人事権者は全体の配置やバランスを踏まえて判断します。
書くべきこと
自己の意思を、素直かつ適切な表現で伝えることが基本です。そのうえで、評価者の心証を良くすることも意識するとよいでしょう。
NG行為
悪口や批判、そしてハラスメントの告発を記載することは避けるべきです。
終わりに
以上、少し偉そうなことを述べてきましたが、私自身が人事異動希望の「達人」というわけではありません。
ただ、これまでの異動経験を通じて学んだことや気づきを振り返り、それをもとに考察した内容をまとめさせていただきました。
人事異動は、多くの人材が関わり、さまざまな要素が複雑に絡み合って決まります。そのため、どれほど高い能力を持っていたとしても、組織のニーズと合致しなければ、必ずしも望ましい結果にならないことも十分にあり得ます。
仮にそのような状況に置かれたとしても、人事異動には必ず何らかの理由があります。
その意図をくみ取り、前向きに業務へ取り組みながら、新たな展開に向けて努力していく姿勢を持つことが大切だと思います。
異動がうまくいかなかったとしても、その経験を成長の機会と捉え、前向きな姿勢で仕事に取り組んでいただけることを願っています
コメント